Política de privacidad

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y DE INFORMACIÓN
EDICTUM

RAZÓN SOCIAL	EDICTUM S.A.S.
NUMERO DE IDENTIFICACIÓN TRIBUTARIA	901.620.432-7
PAGINA WEB DE CONTACTO	www.quieromiedicto.com
MEDIO DE CONTACTO	info@globaledictum.com
CIUDAD DE DOMICILIO	BOGOTÁ D.C.
ESTADO	COLOMBIA
MEDIOS DE DIFUSIÓN AVISO DE PRIVACIDAD
VERSIÓN Y FECHA DE LA PTDP EDICTUM	08/08/2022

Contenido

OBJETIVO. 1
ALCANCE. 1

III. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. 2

NORMATIVIDAD APLICABLE. 3
OBLIGACIONES DE LA POLÍTICA. 3
DEFINICIONES BÁSICAS. 3

VII. PRINCIPIOS RECTORES. 4

VIII. DERECHOS DE LOS TITULARES FRENTE AL TRATAMIENTO DE DATOS REALIZADOS POR EDICTUM. 5

DEBERES DE EDICTUM EN MATERIA DE DATOS PERSONALES. 5
PROCEDIMIENTO PARA LA CORRECCIÓN, MODIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DE DATOS. 5
VIGENCIA.. 6

EDICTUM S.A.S. (En lo sucesivo EDICTUM), sociedad por acciones simplificada, es una sociedad que presta los servicios de intermediación para la publicación de edictos y avisos judiciales con terceros (en adelante Los Medios) así como la publicación directa a través de su portal web a través de plataformas digitales, con lo cual, a través de la presente política de tratamiento de datos personales determina la necesidad proteger y regular el tratamiento de la información personal de todas aquellas personas con las que tiene relaciones comerciales de cualquier índole y del público en general; los medios y mecanismos necesarios que permitan garantizar la seguridad, confidencialidad, y tratamiento de la información que reposa, reposaría o podría reposar en sus bases de datos (propias y/o administradas por terceros)de acuerdo con las finalidades establecidas en el presente documento. Así las cosas ponemos en conocimiento del público en general, la siguiente Política de Tratamiento de Datos Personales y de la Información de acuerdo con lo siguiente:
        I.          OBJETIVO.
Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión de la información personal de todas aquellas personas naturales que tengan relación directa o indirecta con la Organización, estableciendo los parámetros de confidencialidad, buen manejo y respeto sobre el manejo de los datos personales depositados en nuestras bases de datos (propias o de terceros), e ilustrando el procedimiento que podrán ejercer los titulares de la información, con el fin de conocer, actualizar, rectificar, modificar o suprimir la información que sea depositada en las bases de datos de acuerdo con lo establecido por la Ley 1581 de 2012, sus Decretos Reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014, así como la normatividad vigente en Colombia.
      II.          ALCANCE.
Ésta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de EDICTUM y es de obligatorio cumplimiento tanto para el Visitante, Usuario o de los Titulares de la Información que otorguen su consentimiento en el proceso de recolección, almacenamiento, uso, circulación, modificación, actualización, supresión, procesamiento, intercambio, transferencia y/o transmisión de datos personales con los cuales tiene, ha tenido y/o posiblemente tenga una relación directa o indirecta de carácter comercial, y que se encuentren depositados o almacenados en nuestras páginas web, aplicaciones móviles, servidores y en general en nuestras Bases de Datos.
EDICTUM, por sí mismo o por interpuesta persona, realizará el Tratamiento de la Información obtenida en forma responsable, honesta y transparente y se obliga con el Titular de la Información a informar las actualizaciones que realice de esta Política de Tratamiento de Datos Personales, así como implementar el procedimiento para la supresión de los datos personales que hayan sido solicitados por los Titulares de la Información.
     III.          FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.
EDICTUM informa y en tal sentido establece las siguientes finalidades respecto del tratamiento de la información personal que se almacena en nuestras bases de datos.
FINALIDADES FRENTE AL CLIENTE.

Para desarrollar las actividades empresariales de EDICTUM.
Para cumplir el objeto contractual con nuestros clientes (actuales o potenciales).
Para desarrollar actividades comerciales, ampliación de clientela (nueva) y fidelización de clientela (actual o potencial).
Para desarrollar el tratamiento de datos personales sensibles principalmente biométricos que permitan establecer, desarrollar y cumplir los protocolos de identificación, validación y acceso de nuestros Clientes y Usuarios, a las plataformas tecnológicas y servicios ofrecidos por EDICTUM, que permitan garantizar la seguridad y validación de los controles de acceso a la información.
Para desarrollar actividades de marketing, publicidad y promoción de los productos ofrecidos por EDICTUM con quienes sostenga una relación comercial.
Para realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos de EDICTUM teniendo como base la promoción y venta de los productos (propios o de terceros), contacto directo con clientes habituales, potenciales y/o prospectos de clientes, entre otras.
Para realizar por sí mismo o en alianza con un tercero, análisis de datos e investigación de mercados, de productos y servicios de EDICTUM, por cualquier medio de comunicación vigente.
Para adelantar las gestiones comerciales, facturación, estado de cartera, cobro, recaudo de las obligaciones dinerarias a cargo del cliente.
Para adelantar gestiones de conocimiento de cliente, acceso a la información depositada en Centrales de Riesgo.
Para Transferir datos personales dentro y fuera del país con terceros determinados o indeterminados con quienes deba cumplir regulaciones relacionadas con el Lavado de Activos; Financiación del Terrorismo, Producción de Armas de Destrucción Masiva, Procesamiento de Datos, obligaciones contractuales, campañas conjuntas y en general cualquier actividad relacionada con las actividades empresariales realizadas por EDICTUM.

FINALIDADES INTERNAS DE LA ORGANIZACIÓN

Para las gestiones administrativas de EDICTUM con sus Accionistas, Asesores, Directores, Gerentes, Empleados, Contratistas, Subcontratistas que permitan desarrollar su actividad empresarial y objeto social.
Para realizar las gestiones de recursos humanos; pagos de nómina; personal; prestaciones sociales; promoción y selección de personal; custodia de hojas de vida así como certificaciones laborales, capacitaciones y formación del talento humano, disciplinarios entre otras.
Para realizar gestiones contractuales, laborales, contables, fiscales y administrativas en asuntos relacionados con los clientes, proveedores, cobros de cartera, pagos, contabilidad, verificación de requisitos jurídicos, técnicos y/o financieros entre otras.;
Gestión técnica y administrativa respecto de la administración de sistemas de información; desarrollo operativo; envío de comunicaciones entre otras.;
Para ofrecer programas de bienestar corporativo, planificación de actividades empresariales y actividades con el talento humano incluyendo sus beneficiarios.
Para desarrollar el tratamiento de datos personales sensibles principalmente biométricos que permitan establecer, desarrollar y cumplir los protocolos de identificación, validación y acceso a las plataformas tecnológicas, Bases de Datos, Páginas Web y en general a los activos tangibles e intangibles de EDICTUM, con el fin de garantizar la seguridad y validación de los controles de acceso a la información.
Transferir datos personales dentro y fuera del país con organizaciones privadas o públicas con quienes tenga una relación contractual o legal, bien sea en condición de Matriz, Controlante, Subordinada, Filial, Comercial o Legal.

Las anteriores finalidades son enunciativas mas no taxativas y podrán ser ampliadas de acuerdo con el Tratamiento de la información que se derive en el desarrollo de las actividades que comprende el objeto social.
    IV.          NORMATIVIDAD APLICABLE.
Este documento se encuentra estructurado con base en lo establecido en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, los Decretos Reglamentarios 1727 de 2009; 2952 de 2010 y el Decreto Reglamentario parcial No 1377 de 2013. Le serán aplicables las demás normas emitidas o expedidas por el Gobierno Nacional en relación con Datos Personales, que se expidan con posterioridad a la vigencia del presente documento.
     V.          OBLIGACIONES DE LA POLÍTICA.
Esta política es de obligatorio cumplimiento para todas aquellas personas que ingresen a nuestras plataformas tecnológicas, sean clientes o con aquellas personas con las cuales sostiene sus relaciones comerciales, bien sea a título de Usuarios, Suscriptores, Clientes, Proveedores, Trabajadores y del público en general, dentro del marco de las actividades que realice en desarrollo de su objeto social.
EDICTUM solicitará a los titulares de la información su autorización previa, expresa, inequívoca y debidamente informada, para el tratamiento de la información de la cual son titulares, así como atenderá en debida forma, los requerimientos y solicitudes realizados en cuanto a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, modificación, actualización, supresión, procesamiento, intercambio, transferencia y/o transmisión de datos personales realizado por los titulares de la Información, disponiendo los medios, mecanismos y/o elementos necesarios para la protección de los datos personales y su reclamación para actualización, modificación o supresión.
    VI.          DEFINICIONES BÁSICAS.

AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.;
AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación escrita o verbal que informa inequívocamente a los titulares de la información, la realización por distintos medios o formas de recolección, almacenamiento, uso, circulación, modificación, actualización, supresión, procesamiento, intercambio, transferencia y/o transmisión de datos personales por parte de EDICTUM, en cualquier medio físico, virtual, digital, espacial, que serán depositados en las bases de datos, de acuerdo con los lineamientos establecidos en la política de tratamiento de datos personales y de la información.
BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; su periodo de vigencia será determinado unilateralmente por EDICTUM salvo solicitud de supresión del dato personal por parte del titular de la información.
DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables como el nombre, número de identificación, imagen, huella dactilar o rasgos físicos;
DATO PÚBLICO: Aquellos datos contenidos en documentos públicos como los relativos al estado civil de las personas, nombre completo, número de identificación independientemente del tipo de documento que lo acredite, profesión, oficio o actividad comercial o publica, dirección comercial, teléfono comercial y en general aquellos datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencia judiciales que no estén sometidos a reserva, y que por disposición legal esta categoría de datos no necesita autorización del titular para su tratamiento.

DATO PRIVADO: Es el dato de naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular. El gusto, preferencias de consumo, sitios de navegación, tendencia de consumo y en general los datos que identifican aspectos que solo el titular de la información puede establecer como relevante. Por disposición legal, este tipo de datos necesita autorización del titular para su tratamiento.

DATO SEMIPRIVADO: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o de la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio, los relacionados con la actividad comercial o de prestación de servicios; correo electrónico, número teléfono personal, dirección de residencia. Por disposición legal, este tipo de datos necesita autorización del titular para su tratamiento.

DATO SENSIBLE Y TRATAMIENTO ESPECIAL: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como origen racial o étnico, la orientación política, convicciones religiosas o filosóficas; pertenencia a organizaciones sindicales, sociales, comunitarias ambientales, o de derechos humanos, políticas o que promueva interés(es) de cualquier movimiento(s) ciudadano(s) o partido(s) políticos; los datos relacionados con la salud, la vida sexual y los datos biométricos son ejemplos claros de datos sensibles. Por disposición legal, este tipo de datos necesita autorización previa, expresa, libre e inequívoca del titular de la información para su tratamiento, y no se encuentra obligado a suministrarla, en caso de que sea solicitada por parte de EDICTUM en su calidad de Responsable del Tratamiento.

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí mismo o por interpuesta persona, realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. EDICTUM podrá ser el Encargado del Tratamiento de la Información cuando use o disponga de servidores propios para el almacenamiento de la información. En los demás casos, el Encargado será(n) las entidades con las cuales tenga contratado los servicios de hosting, servidores o data centers en donde se deposite bajo custodia de Edictum, la información.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. EDICTUM será el Responsable del Tratamiento de la Información.

TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
TRATAMIENTO:Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
TRANSFERENCIA: Operación realizada por EDICTUM en condición de Responsable o de Encargado (según tipo de servicio) transfiere a un tercero (determinado o determinable) la información objeto de tratamiento de datos, bajo circulación de información con terceros (receptores) que pueden ubicarse al interior o por fuera del país.

VII. PRINCIPIOS RECTORES

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la normatividad vigente es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

Principio de libertad:

El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

Principio de veracidad o calidad:

La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

Principio de transparencia:

En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

Principio de acceso y circulación restringida:

El Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la normatividad vigente. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles fácilmente a través de la página web u otros medios de información o comunicación, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la normatividad vigente;

Principio de seguridad:

La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la normatividad vigente, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

Principio de confidencialidad:

Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la normatividad vigente y en los términos de la misma.

VIII. DERECHOS DE LOS TITULARES FRENTE AL TRATAMIENTO DE DATOS REALIZADOS POR EDICTUM.

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento estén expresamente prohibido o no hayan sido autorizados;
Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la normatividad vigente;
Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución Política;
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

IX. DEBERES DE EDICTUM EN MATERIA DE DATOS PERSONALES.

Solicitar al Titular la autorización informándole de manera clara y expresa lo siguiente:
Finalidad del tratamiento de la información;
El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales;
El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;
Los derechos que le asisten como Titular;
La identificación, dirección electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.
Conservar prueba de la autorización y/o documentos correspondientes
Entregar cuando el Titular lo solicite, los documentos que sustentan el Tratamiento de la Información.

X. PROCEDIMIENTO PARA LA CORRECCIÓN, MODIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DE DATOS.
Solicitud: El Titular o sus causahabientes podrán realizar una petición mediante escrito debidamente motivado dirigido al correo electrónico info@globaledictum.com

La solicitud deberá contener como mínimo el i) Nombre del Titular, ii) descripción de los hechos que dan lugar a su solicitud y/o reclamo, iii) la dirección de correspondencia y iv) los documentos que desee aportar.
Este escrito lo puede hacer directamente o diligenciar a través de nuestras proformas ubicadas en la página web.
Análisis: Una vez recibida la solicitud, haremos el análisis y verificación de los requisitos mínimos o si llegare a ser necesaria ampliar la información. En los 2 días siguientes a la recepción, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «RECLAMO EN TRÁMITE» si la base de datos lo permite, y el motivo del mismo, manteniéndose la leyenda hasta que el procedimiento de reclamación sea decidido.
EDICTUM deberá atender la solicitud dentro de los quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha en que se recibió la solicitud
Si no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Decisión: EDICTUM a través de un escrito pronunciará su decisión en cuanto a la solicitud que realizó el titular de la información o su causahabiente, pudiendo notificarlo a través de cualquier medio de comunicación incluyendo los mensajes de datos (emails, SMS, etc.). Las decisiones se adoptarán de manera objetiva y estas podrán o no acogerse a lo solicitado por el titular o su Causahabiente se implementará dentro de los 8 días hábiles siguientes a la fecha de la decisión. Este podrá establecerse de la siguiente manera:

Si la solicitud es sobre la corrección, modificación, actualización o aclaración de los datos e información contenida en las Bases de Datos y la solicitud aceptada por EDICTUM, realizaremos el correspondiente registro notificándole la información de conformidad con los datos suministrados por el titular.
Si la solicitud es sobre la supresión de los datos contenidos en nuestras bases de datos y la decisión es aceptada por EDICTUM, procederemos a realizar eliminar la información de nuestras bases de datos informándole el resultado final o hasta el momento en que se proceda a tener nueva relación y autorización previa
Si la decisión no es aceptada por EDICTUM, usted podrá solicitar y justificar nuevamente el caso mediante escrito y aportando las pruebas que considere necesarias. Radicada la solicitud, EDICTUM tendrá el mismo término para analizar, decidir y comunicar la decisión adoptada sobre el caso en particular.

XI. VIGENCIALa presente política de tratamiento de datos personales y de la información fue deliberada, discutida y aprobada por EDICTUM el 08 de agosto de 2022 y rige a partir de su publicación en nuestros medios y canales oficiales de comunicación.