POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS 

I. OBJETIVO
Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión de la información personal de todas aquellas personas naturales que tengan relación directa o indirecta con la Organización, estableciendo los parámetros de confidencialidad, buen manejo y respeto sobre el manejo de los datos personales depositados en nuestras bases de datos (propias o de terceros), e ilustrando el procedimiento que podrán ejercer los titulares de la información, con el fin de conocer, actualizar, rectificar, modificar o suprimir la información que sea depositada en las bases de datos de acuerdo con lo establecido por la Ley 1581 de 2012, sus Decretos Reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014, así como la normatividad vigente en Colombia.

II. ALCANCE
Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de EDICTUM y es de obligatorio cumplimiento tanto para el Visitante, Usuario o los Titulares de la Información que otorguen su consentimiento en el proceso de recolección, almacenamiento, uso, circulación, modificación, actualización, supresión, procesamiento, intercambio, transferencia y/o transmisión de datos personales con los cuales tiene, ha tenido y/o posiblemente tenga una relación directa o indirecta de carácter comercial, y que se encuentren depositados o almacenados en nuestras páginas web, aplicaciones móviles, servidores y en general en nuestras Bases de Datos.
EDICTUM, por sí mismo o por interpuesta persona, realizará el Tratamiento de la Información obtenida en forma responsable, honesta y transparente y se obliga con el Titular de la Información a informar las actualizaciones que realice de esta Política de Tratamiento de Datos Personales, así como implementar el procedimiento para la supresión de los datos personales que hayan sido solicitados por los Titulares de la Información.

III. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
EDICTUM informa y en tal sentido establece las siguientes finalidades respecto del tratamiento de la información personal que se almacena en nuestras bases de datos:

Finalidades frente al cliente

• Desarrollar las actividades empresariales de EDICTUM.
• Cumplir el objeto contractual con nuestros clientes (actuales o potenciales).
• Desarrollar actividades comerciales, ampliación de clientela (nueva) y fidelización de clientela (actual o potencial).
• Desarrollar el tratamiento de datos personales sensibles, principalmente biométricos, que permitan establecer, desarrollar y cumplir los protocolos de identificación, validación y acceso de nuestros Clientes y Usuarios a las plataformas tecnológicas y servicios ofrecidos por EDICTUM, garantizando la seguridad y validación de los controles de acceso a la información.
• Desarrollar actividades de marketing, publicidad y promoción de los productos ofrecidos por EDICTUM con quienes sostenga una relación comercial.
• Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos de EDICTUM, con base en la promoción y venta de productos (propios o de terceros), contacto directo con clientes habituales, potenciales y/o prospectos.
• Realizar, por sí mismo o en alianza con terceros, análisis de datos e investigación de mercados, productos y servicios de EDICTUM, por cualquier medio de comunicación vigente.
• Adelantar gestiones comerciales, facturación, estado de cartera, cobro y recaudo de obligaciones dinerarias a cargo del cliente.
• Adelantar gestiones de conocimiento de cliente y acceso a la información depositada en Centrales de Riesgo.
• Transferir datos personales dentro y fuera del país con terceros determinados o indeterminados, en cumplimiento de regulaciones relacionadas con Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo, Producción de Armas de Destrucción Masiva, Procesamiento de Datos, obligaciones contractuales, campañas conjuntas y demás actividades empresariales de EDICTUM.

Finalidades internas de la organización

• Realizar gestiones administrativas de EDICTUM con sus Accionistas, Asesores, Directores, Gerentes, Empleados, Contratistas y Subcontratistas para el desarrollo de su actividad empresarial y objeto social.
• Realizar gestiones de recursos humanos: pagos de nómina, personal, prestaciones sociales, promoción y selección de personal, custodia de hojas de vida, certificaciones laborales, capacitaciones, formación del talento humano, procesos disciplinarios, entre otros.
• Realizar gestiones contractuales, laborales, contables, fiscales y administrativas relacionadas con clientes, proveedores, cobros de cartera, pagos, contabilidad, verificación de requisitos jurídicos, técnicos y/o financieros.
• Gestionar técnica y administrativamente los sistemas de información, desarrollo operativo, envío de comunicaciones, entre otros.
• Ofrecer programas de bienestar corporativo, planificación de actividades empresariales y actividades con el talento humano, incluyendo sus beneficiarios.
• Desarrollar el tratamiento de datos personales sensibles, principalmente biométricos, para establecer, desarrollar y cumplir protocolos de identificación, validación y acceso a plataformas tecnológicas, Bases de Datos, Páginas Web y activos tangibles e intangibles de EDICTUM, garantizando la seguridad y validación de los controles de acceso a la información.
• Transferir datos personales dentro y fuera del país con organizaciones privadas o públicas con las que exista una relación contractual o legal, ya sea como Matriz, Controlante, Subordinada, Filial, Comercial o Legal.

Las anteriores finalidades son enunciativas mas no taxativas y podrán ser ampliadas de acuerdo con el tratamiento de la información que se derive en el desarrollo de las actividades que comprende el objeto social.

IV. NORMATIVIDAD APLICABLE
Este documento se encuentra estructurado con base en lo establecido en:

• Los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia.
• La Ley 1266 de 2008.
• La Ley 1581 de 2012.
• Los Decretos Reglamentarios 1727 de 2009, 2952 de 2010 y el Decreto Reglamentario parcial No. 1377 de 2013.
• Las demás normas emitidas o expedidas por el Gobierno Nacional en relación con Datos Personales, que se expidan con posterioridad a la vigencia del presente documento.

V. OBLIGACIONES DE LA POLÍTICA
Esta política es de obligatorio cumplimiento para:

• Todas aquellas personas que ingresen a nuestras plataformas tecnológicas.
• Clientes y personas con quienes se sostienen relaciones comerciales, ya sea como Usuarios, Suscriptores, Clientes, Proveedores, Trabajadores y público en general, dentro del marco de las actividades que realiza EDICTUM en desarrollo de su objeto social.

EDICTUM se compromete a:

• Solicitar a los titulares de la información su autorización previa, expresa, inequívoca y debidamente informada para el tratamiento de sus datos personales.
• Atender de forma adecuada los requerimientos y solicitudes relacionados con la recolección, almacenamiento, uso, circulación, modificación, actualización, supresión, procesamiento, intercambio, transferencia y/o transmisión de datos personales.
• Disponer de los medios, mecanismos y/o elementos necesarios para la protección de los datos personales.
• Facilitar la reclamación para la actualización, modificación o supresión de los datos por parte de los titulares.

VI. DEFINICIONES BÁSICAS

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales, el cual deberá ser obtenido por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

• Aviso de privacidad: Comunicación escrita o verbal que informa inequívocamente a los titulares de la información sobre la recolección, almacenamiento, uso, circulación, modificación, actualización, supresión, procesamiento, intercambio, transferencia y/o transmisión de datos personales por parte de EDICTUM, en cualquier medio físico, virtual, digital o espacial, de acuerdo con los lineamientos establecidos en la política de tratamiento de datos personales.

• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. Su periodo de vigencia será determinado unilateralmente por EDICTUM, salvo solicitud de supresión del dato personal por parte del titular.

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, como el nombre, número de identificación, imagen, huella dactilar o rasgos físicos.

• Dato público: Datos contenidos en documentos públicos como el estado civil, nombre completo, número de identificación, profesión, oficio, dirección comercial, teléfono comercial, y en general aquellos datos contenidos en registros públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales que no estén sometidos a reserva. No requieren autorización del titular para su tratamiento.

• Dato privado: Dato de naturaleza íntima o reservada que solo es relevante para el titular, como gustos, preferencias de consumo, sitios de navegación, entre otros. Requiere autorización del titular para su tratamiento.

• Dato semiprivado: Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública, y cuyo conocimiento puede interesar a cierto sector o grupo de personas, como datos financieros, crediticios, correo electrónico, número de teléfono personal, dirección de residencia. Requiere autorización del titular para su tratamiento.

• Dato sensible y tratamiento especial: Dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a organizaciones, datos de salud, vida sexual y datos biométricos. Requiere autorización previa, expresa, libre e inequívoca del titular, quien no está obligado a suministrarla.

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí mismo o por interpuesta persona, realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. EDICTUM podrá ser el Encargado del Tratamiento de la Información cuando use o disponga de servidores propios para el almacenamiento de la información. En los demás casos, el Encargado será(n) las entidades con las cuales tenga contratado los servicios de hosting, servidores o data centers en donde se deposite bajo custodia de Edictum, la información.

 RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. EDICTUM será el Responsable del Tratamiento de la Información.

• TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
• TRATAMIENTO:Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• TRANSFERENCIA: Operación realizada por EDICTUM en condición de Responsable o de Encargado (según tipo de servicio) transfiere a un tercero (determinado o determinable) la información objeto de tratamiento de datos, bajo circulación de información con terceros (receptores) que pueden ubicarse al interior o por fuera del país.

VII. PRINCIPIOS RECTORES